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O que são alertas de estoque mínimo?

O alerta de estoque mínimo é uma funcionalidade do upOS que avisa quando a quantidade de um insumo cai abaixo de um limite definido por você. O objetivo é simples: garantir que você nunca fique sem peças essenciais para atender seus clientes.

Imagine o cenário: um cliente traz um iPhone 14 com tela quebrada. Você aceita a OS, promete para 2 dias, e só então descobre que não tem tela em estoque. Agora precisa encomendar, esperar o fornecedor entregar (pode levar dias), e o cliente fica esperando muito mais do que o combinado. Isso prejudica sua reputação e pode causar a perda do cliente.

Com alertas de estoque mínimo configurados, você teria sido avisado ANTES de ficar sem a peça. Teria feito a encomenda com antecedência e a tela estaria disponível quando o cliente chegasse.

Configurando o estoque mínimo

A configuração é feita no cadastro de cada insumo/produto:

Acesse o cadastro do insumo desejado (em Cadastros → Produtos).
Clique em "Editar".
Localize o campo "Quantidade mínima" (pode estar nas variações do produto).
Defina o valor mínimo desejado.
Salve.

Como definir um bom valor mínimo

O valor mínimo ideal depende de dois fatores:

Frequência de uso: Quantas unidades desse insumo você usa por semana/mês? Se troca em média 8 telas de iPhone por mês, precisa de um estoque mínimo maior do que um conector que troca 1 vez por mês.
Tempo de reposição: Quanto tempo leva para o fornecedor entregar após o pedido? Se demora 3 dias, você precisa ter estoque suficiente para cobrir esses 3 dias + uma margem de segurança.

Uma fórmula simples:

Estoque mínimo = (Uso médio semanal × Semanas de reposição) + Margem de segurança

Exemplo: se você usa 3 telas de iPhone 13 por semana e o fornecedor demora 1 semana para entregar, o mínimo seria: (3 × 1) + 2 = 5 unidades.

💡 Dica: Comece com valores conservadores (mais altos) e ajuste ao longo do tempo conforme observa seu padrão real de uso. É melhor ter um alerta um pouco cedo do que descobrir tarde demais que ficou sem peça. Após 2-3 meses de uso do sistema, você terá dados suficientes para calibrar os mínimos com precisão.

Interpretando os alertas

Quando um insumo atinge o estoque mínimo, o sistema exibe um alerta visual. Esses alertas podem aparecer:

No Dashboard, na seção de alertas.
Na listagem de produtos/insumos, com destaque visual na linha do item.
Ao vincular o insumo em uma OS, como aviso de que o estoque está baixo.

Ao ver um alerta, sua ação deve ser:

Verificar a urgência: O estoque está baixo ou já zerou? Se zerou, é urgente.
Verificar OS em andamento: Há OS abertas que vão precisar dessa peça? Se sim, priorize a reposição.
Fazer o pedido ao fornecedor: Entre em contato com o fornecedor e encomende a quantidade necessária.
Registrar a entrada quando receber: Atualize o estoque assim que as peças chegarem.

⚠️ Atenção: Alertas de estoque mínimo só funcionam se a quantidade em estoque do sistema estiver correta. Se o estoque lógico está divergente do físico (porque peças foram usadas sem registrar na OS), os alertas não serão confiáveis. Mantenha a disciplina de sempre registrar movimentações pelo sistema.

Planejamento de compras

Os alertas de estoque mínimo são a base para um planejamento de compras inteligente. Em vez de comprar peças "no impulso" ou "quando lembrar", você compra com base em dados reais:

Quais peças estão abaixo do mínimo → precisam de reposição imediata
Quais peças estão próximas do mínimo → podem ser incluídas no próximo pedido
Quais peças nunca disparam alerta → talvez tenham estoque excessivo (dinheiro parado)

💡 Dica: Crie uma rotina semanal de revisar os alertas de estoque mínimo, preferencialmente no mesmo dia em que faz pedidos ao fornecedor. Assim, você consolida tudo em uma única encomenda, economiza no frete e mantém o estoque sempre abastecido.

Itens sem estoque mínimo configurado

Insumos que não têm quantidade mínima definida nunca dispararão alertas, mesmo que cheguem a zero. Revise periodicamente seus cadastros para garantir que todos os insumos críticos tenham esse campo preenchido. Insumos de baixíssimo giro (usados raramente) podem ficar sem mínimo — use o bom senso para definir quais merecem monitoramento ativo.