Registrando entradas de estoque
Toda vez que você compra peças de um fornecedor, essas peças precisam ser registradas no sistema como uma "entrada de estoque". Esse registro é o que mantém o saldo do estoque atualizado e garante que o upOS saiba exatamente quantas unidades de cada insumo você tem disponível.
Sem registrar entradas, o estoque do sistema ficará progressivamente divergente do estoque físico. Peças que você comprou não aparecerão como disponíveis, alertas de estoque mínimo dispararão erroneamente e o custo das peças ficará desatualizado.
Quando registrar uma entrada?
Registre uma entrada de estoque sempre que:
- Receber uma encomenda de peças de um fornecedor.
- Comprar peças em um distribuidor local.
- Receber peças em consignação.
- Receber peças de devolução/troca (retorno de peça defeituosa que foi substituída pelo fornecedor).
- Fazer um inventário e encontrar mais peças do que o sistema indica (ajuste positivo).
Como registrar uma entrada
- Acesse o cadastro do produto/insumo cuja quantidade deseja atualizar.
- Na tela de edição, atualize a quantidade em estoque para o valor correto (quantidade anterior + quantidade recebida).
- Se o custo unitário mudou, atualize também o campo de custo.
- Salve as alterações.
Alternativamente, ao editar as variações de um produto, cada variação possui seu campo de quantidade em estoque que pode ser ajustado individualmente.
Conferência na entrega
Ao receber peças do fornecedor, siga este processo:
- Confira a nota fiscal/recibo: Verifique se os itens e quantidades conferem com o que você encomendou.
- Inspecione visualmente: Abra os itens e verifique se não há danos de transporte ou peças erradas.
- Teste amostras: Se possível, teste pelo menos uma peça de cada lote para garantir que está funcional.
- Registre no sistema: Atualize as quantidades e custos no upOS.
- Arquive o comprovante: Guarde a nota fiscal do fornecedor. Em caso de defeito em lote, você precisará dela para acionar a garantia.
Ajuste de inventário
Periodicamente (recomendamos mensalmente), faça uma contagem física do estoque e compare com o que está no sistema. Se houver divergência:
- Estoque físico maior que o sistema: Pode indicar entradas não registradas. Atualize no sistema para igualar.
- Estoque físico menor que o sistema: Pode indicar uso de peças não registrado em OS, extravio ou furto. Investigue a causa antes de ajustar.
Registre a data e resultado de cada inventário nas observações do sistema ou em uma planilha separada. Isso cria um histórico de auditoria do seu estoque.