🛠️ Ordem de Serviço

Encerrando e entregando a OS

Concluir, registrar pagamento, entregar

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O processo de conclusão e entrega

Encerrar uma OS é a última etapa do ciclo de vida do serviço. É o momento em que o reparo foi concluído, o cliente é notificado, o pagamento é registrado e o equipamento é devolvido. Fazer isso de forma organizada garante uma experiência positiva para o cliente e mantém seus registros financeiros corretos.

Passo 1 — Concluir o serviço

Quando o técnico terminar o reparo e todos os testes forem satisfatórios:

  1. Abra a OS e verifique se todos os dados estão corretos — serviços, insumos, valores.
  2. Altere o status da OS para "Concluída".
  3. Salve. O sistema registrará a data e hora de conclusão automaticamente.

A mudança para "Concluída" sinaliza para toda a equipe que o equipamento está pronto para retirada. No quadro Kanban, a OS se moverá para a coluna de concluídas, dando visibilidade imediata.

💡 Dica: Antes de marcar como concluída, faça todos os testes necessários. Teste o reparo principal (o defeito original), mas também verifique as funções básicas: touch, câmeras, áudio, WiFi, carregamento. Nada pior do que o cliente apontar um problema novo na hora da retirada — que pode ser um defeito preexistente que você não percebeu.

Passo 2 — Notificar o cliente

Com a OS concluída, é hora de avisar o cliente que o equipamento está pronto:

  • Ligue ou envie mensagem (WhatsApp) informando que o serviço foi concluído.
  • Informe o valor total a pagar e as formas de pagamento aceitas.
  • Combine data e horário para retirada.

Registre nas observações da OS que o cliente foi notificado e como (telefone, WhatsApp). Isso cria um histórico completo da comunicação.

Passo 3 — Registrar o pagamento

Quando o cliente chegar para retirar e efetuar o pagamento:

  1. Na tela de detalhes da OS, localize a seção de pagamento ou a ação de "Registrar pagamento".
  2. Selecione a forma de pagamento utilizada pelo cliente (Dinheiro, PIX, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, etc.).
  3. Se for parcelado, informe o número de parcelas.
  4. Confirme o valor pago.
  5. Salve o registro.

O pagamento ficará vinculado à OS e será refletido no módulo Financeiro do sistema. Assim, suas contas a receber são atualizadas automaticamente.

⚠️ Atenção: Sempre registre o pagamento no sistema, mesmo que seja em dinheiro. Um dos erros mais comuns em assistências técnicas é receber em dinheiro e não registrar, o que faz o financeiro ficar descasado. Cada centavo que entra na empresa deve estar registrado — é assim que você sabe de verdade quanto está faturando.

Passo 4 — Entregar o equipamento

Com o pagamento confirmado:

  1. Altere o status da OS para "Entregue".
  2. Peça ao cliente para conferir o equipamento na sua frente — ligar, testar o reparo, verificar se tudo está conforme.
  3. Se necessário, imprima a OS final (com todos os dados completos, incluindo diagnóstico, serviços, valores e pagamento) e entregue ao cliente.
  4. Peça a assinatura do cliente na via da loja, confirmando o recebimento do equipamento.
🚨 Importante: Nunca entregue o equipamento sem registrar o pagamento e mudar o status para "Entregue". Uma OS que fica eternamente como "Concluída" polui seus relatórios — você não sabe se o equipamento ainda está na loja ou se já foi retirado. Além disso, sem o registro de pagamento, o financeiro fica inconsistente.

Garantia do serviço

Após a entrega, começa a contar o prazo de garantia do serviço (conforme os termos que você configurou). Se o cliente retornar com o mesmo problema dentro do prazo de garantia, você pode criar uma nova OS vinculada à original, facilitando o rastreio do histórico.

OS não retiradas

É comum que clientes não retirem equipamentos. Mantenha as OS com status "Concluída" visíveis no seu painel. Periodicamente, entre em contato com esses clientes para lembrar da retirada. Após o prazo legal (geralmente 90 dias), registre nas observações que o cliente foi notificado múltiplas vezes e não retirou o equipamento.

💡 Dica: Crie uma rotina semanal de revisar as OS "Concluídas" há mais de 7 dias. Entre em contato com cada cliente pendente. Essa prática simples reduz drasticamente o acúmulo de equipamentos não retirados e melhora o relacionamento com o cliente.
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