Como funciona a baixa automática
A baixa automática de estoque é uma das funcionalidades mais práticas do upOS. Ela garante que, toda vez que uma peça é vinculada a uma Ordem de Serviço e a OS é salva, o estoque daquele insumo é debitado automaticamente na quantidade utilizada. Você não precisa lembrar de dar baixa manual — o sistema cuida disso.
Essa automação resolve um dos maiores problemas das assistências técnicas: a divergência entre o estoque que o sistema mostra e o estoque real na prateleira. Quando toda saída de peça passa obrigatoriamente pela OS, o estoque fica sincronizado.
O fluxo completo
Vamos acompanhar o fluxo de uma peça do início ao fim:
- Cadastro: Você cadastra o insumo "Display LCD iPhone 13" com 10 unidades em estoque.
- Entrada: Compra mais 5 unidades do fornecedor e atualiza o estoque para 15.
- Vinculação na OS: Ao criar ou editar uma OS, você adiciona 1 unidade de "Display LCD iPhone 13" na seção de insumos.
- Salvamento: Ao salvar a OS, o sistema debita 1 unidade do estoque. O saldo vai de 15 para 14.
- Registro: A OS agora mostra que utilizou 1x "Display LCD iPhone 13" com o custo registrado. O estoque mostra 14 unidades disponíveis.
O que acontece em cada cenário
Entender o comportamento do sistema em diferentes cenários evita surpresas:
- Salvar OS com insumo: Estoque é debitado. Comportamento normal.
- Remover insumo de uma OS e salvar: Estoque é devolvido (creditado de volta). O sistema entende que a peça não foi usada.
- Cancelar OS com insumos: Estoque dos insumos é devolvido. As peças voltam a ficar disponíveis.
- Adicionar insumo mas cancelar a edição (sem salvar): Nada acontece com o estoque. A baixa só ocorre no salvamento.
- Estoque insuficiente: O sistema alerta que não há estoque suficiente para o insumo solicitado. Você pode decidir se prossegue (registrando que a peça será comprada) ou cancela.
Rastreabilidade
Com a baixa automática, você ganha rastreabilidade completa:
- Para cada insumo, você pode ver em quais OS ele foi utilizado.
- Para cada OS, você vê quais insumos foram consumidos.
- Para cada cliente, via histórico de OS, você vê quais peças foram instaladas nos equipamentos dele.
Essa rastreabilidade é especialmente útil quando:
- Um lote de peças apresenta defeito — você identifica todas as OS que usaram peças daquele lote.
- O cliente retorna com problema — você verifica se a peça usada pode estar com defeito de fabricação.
- Você precisa justificar custos — o registro prova exatamente quais peças foram utilizadas.
Boas práticas
- Vincule o insumo à OS ANTES de iniciar o reparo, não depois. Isso garante que o estoque reflete a realidade em tempo real.
- Se usar materiais consumíveis de baixo valor (cola, parafusos, fita), considere cadastrá-los como insumo genérico com baixa por unidade. O custo pode parecer pequeno, mas soma ao longo do mês.
- Faça conferências periódicas entre estoque físico e lógico para garantir que a equipe está seguindo o processo corretamente.