Controlando as saídas de dinheiro
Se registrar o dinheiro que entra é importante, registrar o dinheiro que sai é igualmente essencial — e muitas vezes mais desafiador. A maioria dos empresários de assistência técnica sabe mais ou menos quanto fatura, mas não sabe quanto gasta. O resultado é uma falsa sensação de prosperidade que é desmentida pelo saldo no final do mês.
No upOS, as saídas de dinheiro são registradas como Contas a Pagar. Cada despesa — fixa ou variável, grande ou pequena — deve ser registrada para que você tenha o quadro financeiro completo da empresa.
Tipos comuns de despesas
As despesas de uma assistência técnica podem ser categorizadas em:
- Despesas fixas (mensais): Aluguel, condomínio, energia elétrica, internet, telefone, sistema de segurança, contador, licenças de software.
- Despesas com pessoal: Salários, vale-transporte, vale-refeição, FGTS, INSS.
- Despesas com fornecedores: Compra de peças e insumos (estas podem ser geradas automaticamente pelo módulo de estoque no futuro).
- Despesas variáveis: Material de limpeza, material de escritório, manutenção de equipamentos, propaganda, taxas de maquininha.
- Despesas eventuais: Compra de ferramentas, reforma da loja, impostos anuais.
Registrando uma nova despesa
- Acesse Financeiro → Contas a Pagar.
- Clique em "Novo".
- Preencha o formulário:
- Descrição: Uma descrição clara da despesa. Exemplo: "Aluguel Loja - Abril/2026", "Compra peças - Fornecedor XYZ", "Conta de luz - Março".
- Valor: O valor total da despesa.
- Data de vencimento: Quando a despesa vence (quando precisa ser paga).
- Data de competência: A qual mês/período a despesa se refere. Importante: a competência pode ser diferente do vencimento. O aluguel de abril pode vencer dia 5 de maio — a competência é abril, o vencimento é maio.
- Forma de pagamento: Como você pretende pagar (PIX, Boleto, Dinheiro, etc.).
- Fornecedor: Se a despesa é de um fornecedor cadastrado, selecione-o.
- Centro de custo: Categoria da despesa (Operacional, Administrativo, Marketing, etc.). Útil para relatórios.
- Observações: Qualquer informação adicional relevante.
- Clique em "Salvar".
Registrando o pagamento de uma despesa
Criar a conta a pagar é registrar o compromisso. Pagar a conta é outra ação:
- Na listagem de Contas a Pagar, localize a conta desejada.
- Clique no menu de ações e selecione "Registrar pagamento".
- Preencha: data do pagamento, valor pago, forma de pagamento efetiva e observação.
- Confirme.
O status da conta mudará para "Pago" (se o valor total foi quitado) ou "Parcial" (se ainda resta saldo).
Despesas vencidas (atrasadas)
O upOS verifica automaticamente, todo dia à meia-noite, quais contas a pagar estão vencidas e não foram pagas. Essas contas são marcadas como "Atrasado" e aparecem em destaque na listagem e nos stat cards.
Contas atrasadas devem ser tratadas com prioridade — atrasos podem gerar juros, multas e problemas com fornecedores. Priorize a quitação e registre o pagamento assim que efetuá-lo.